+++CHECKLISTE FÜR BREITENSCHACH-EVENTS +++

12 WOCHEN VORHER: Erste Planungen, Ideen, Sitzung der Organisatoren und Helfer (am besten schon früher); überlegen, was mit voraussichtlicher Zahl der Helfer machbar ist; Programm soll möglichst breitgefächert sein und größeres Publikum ansprechen
10 WOCHEN VORHER: geeignete ,,Location'' suchen (Fußgängerzone? Halle? Aula?); Licht- und Akustik-Verhältnisse vor Ort? Sitzplätze? Toiletten? Behindertengerecht?
10 WOCHEN VORHER: Ausweichmöglichkeit bei schlechtem Wetter suchen
9 WOCHEN VORHER: Anfrage an Deutschen Schachbund wegen Werbematerialien (einiges ist kostenlos!)
9 WOCHEN VORHER: finanzielle Planung aufstellen
8 WOCHEN VORHER: Helfer ansprechen; wer organisiert was? Wer moderiert?
8 WOCHEN VORHER: ggf. Genehmigung für ,,Location''/Wegweiser etc. geben lassen (z. B. bei Stadt)
7 WOCHEN VORHER: Anfrage an Schirmherrn richten
6 WOCHEN VORHER: Handzettel zusammenstellen mit wichtigen Infos zum Verein (Trainingszeiten, Ansprechpartner, wesentliche Daten); Handzettel kopieren
5 WOCHEN VORHER: Einladungen verschicken (je mehr desto besser), z. B. an befreundete Vereine, Schachfunktionäre, Stadträte, Bürgermeister; darum bitten, Werbung zu machen bei Freunden/Bekannten (oder Funktionäre per Rundschreiben/Internet)
5 WOCHEN VORHER: Flyer/Plakate drucken, verteilen und aufhängen
4 WOCHEN VORHER: Ankündigung im Internet, die immer wieder aktualisiert wird
4 WOCHEN VORHER: Essen/Getränke anbieten? Evtl. zusätzliche Genehmigung dafür?
4 WOCHEN VORHER: Medien einladen (Zeitungen, Radio, Fernsehen) mit Bitte um Hinweise; evtl. Verlosung anbieten
3 WOCHEN VORHER: Erste Ankündigung in Zeitung/Radio etc.; ggf. Beginn der Voranmeldung
2 WOCHEN VORHER: technische Details klären; wichtig: wird Mikrofon benötigt?
1 WOCHE VORHER: Absprachen mit Helfern; wer baut mit auf? Wer baut mit ab? Wer verkauft Getränke? Wer ist als ,,stille Reserve'' vor Ort?
1 TAG VORHER: vorbereitete Hinweiszettel und Wegweiser anbringen

WÄHREND DES EVENTS: mit Gästen ins Gespräch kommen, vor allem mit Nicht-Schachspielern
WÄHREND DES EVENTS: Handzettel/Prospekte verteilen
WÄHREND DES EVENTS: Gäste bitten, ihre Handys stumm- oder auszuschalten
WÄHREND DES EVENTS: Vertreter der Medien ansprechen, Fragen beantworten, Informationsmaterial geben
WÄHREND DES EVENTS: Fotos und Notizen machen für Internet-Seite und Archiv

1 TAG DANACH: Internet-Präsentation mit Berichten, Fotos, Ergebnissen, Stimmen etc.
1 WOCHE DANACH: Finanzielle Abrechnung
1 WOCHE DANACH: Analyse der Veranstaltung im Organisationsteam: was ist gut, was weniger gut gelaufen? Was kann/muss man beim nächsten Mal anders machen?
2 WOCHEN DANACH: Verfassen eines Erfahrungsberichts (für interne Zwecke oder zur Weiterleitung an ausgesuchten Kreis von Funktionären)
4 WOCHEN DANACH: gemütlicher Abend (z. B. Essen) für alle Helfer
12 WOCHEN DANACH: Erste Besprechung über nächstes Event